Mailbots - automated systems for handling email correspondence

Mailbots, or automated systems for handling email correspondence, are becoming an increasingly common tool in modern organizations.

Mailboty

Mailbot

Mailbots, or automated systems for handling email correspondence, are becoming an increasingly common tool in modern organizations. Thanks to integration with LLM (Large Language Models) and automation workflow, their applications go far beyond simple autoresponders.

01. Automatic response to customer inquiries
(Customer Service Mailbot)

Purpose:

arrow orange
Handling queries from contact forms, helpdesks and general addresses (e.g. info@, support@).
arrow orange
Automatic response to frequently asked questions (FAQ).
arrow orange
Transfer of complex cases to the appropriate departments.

Benefits:

arrow orange
Reduced response time (SLA)
arrow orange
Relieving the burden on the customer service team
arrow orange
24/7 service
02. Handling internal requests
(HR, IT, administration)

Purpose:

arrow orange
Mailbot HR: answers questions about holidays, benefits policies, onboarding
arrow orange
Mailbot IT: accepts technical requests, suggests solutions from the knowledge base
arrow orange
Administrative mailbot: provides information about the availability of rooms, procedures, documents

Benefits:

arrow orange
Automate Repetitive Responses
arrow orange
Faster access to internal knowledge resources
arrow orange
Integration with ticket systems
03. Sales and marketing support
(Sales & Lead Qualification Mailbot)

Purpose:

arrow orange
Responding to RFQs
arrow orange
Lead qualification (e.g. based on domain, query, content)
arrow orange
Targeting potential customers to traders

Benefits:

arrow orange
Shortening the time from contact to sales reaction
arrow orange
Keeping in touch with the customer even outside of working hours
arrow orange
Automation of the first stage of the sales funnel
04. Confirming and scheduling appointments
(Meeting Scheduling Mailbot)

Purpose:

arrow orange
Sending Meeting Date Proposals
arrow orange
Integration with calendars (Google, Outlook)
arrow orange
Sending reminders, rescheduling, cancellations

Benefits:

arrow orange
Relieving the burden on sales, HR and administrative teams
arrow orange
Fewer organizational errors
arrow orange
Increase in punctuality and attendance
05. Monitoring of incoming correspondence
(Mailbot as mailbox keeper)

Purpose:

arrow orange
Categorize and tag messages
arrow orange
Detection of important emails (e.g. complaints, risk of escalation)
arrow orange
Redirecting urgent matters to the right people

Benefits:

arrow orange
Better management of large volumes of emails
arrow orange
Early detection of potential crises
arrow orange
Increase the transparency of correspondence
06. Reporting and Scheduling
(Analytics Mailbot)

Purpose:

arrow orange
Daily/weekly reports for management
arrow orange
Collection and aggregation of data from emails (e.g. number of complaints, types of requests)
arrow orange
Visualization of trends

Benefits:

arrow orange
Automation of operational reporting
arrow orange
Faster decision making
arrow orange
Transparency of processes
07. Mailbot to enforce processes
(Process Enforcement Bot)

Purpose:

arrow orange
Reminder of required actions (e.g. no attachments, incomplete data)
arrow orange
Sending template responses depending on the stage of the process (e.g. recruitment, invoicing, returns),
arrow orange
Control of compliance with policies

Benefits:

arrow orange
Minimization of procedural errors
arrow orange
Enforcing SLAs and standards
arrow orange
Reduction of manual control
08. Personalization of communication with the client
(Customer Engagement Mailbot)

Purpose:

arrow orange
Sending messages tailored to the customer's context (e.g. purchase history, requests)
arrow orange
Creation of individual proposals (e.g. contract renewal, cross-sell)
arrow orange
Responses that build relationships, not just close the case

Benefits:

arrow orange
Increase customer retention and loyalty
arrow orange
Better User Experience (CX)
arrow orange
Perceptible personalization despite automation

Zautomatyzuj procesy BOK dzięki wsparciu Voicebota

Poszukujesz rozwiązania wspierającego obsługę infolinii? Dzięki naszym systemom voicebotowym Twój zespół otrzyma wsparcie w postaci Wirtualnego Agenta, który:

Automatycznie odbiera połączenia przychodzące

Analizuje pytania

Udziela odpowiedzi

Wykonuje automatycznie połączenia wychodzące

Oferowany inteligentny voicebot posiada:

Funkcjonalność inteligentnego asystenta symulującego naturalną rozmowę między ludźmi

Utrzymuje stan konwersacji gromadząc informacje uzyskane podczas rozmowy​

Przyjmuje połączenia w kanale głosowym (infolinia, call center) wraz z kontekstem rozmowy

Analizuje treści i przekazuje połączenia zwrotne do infolinii

Voicebot

Co wyróżnia nasze systemy voicebotowe?

Cechy naszych voicebotów

Szybkość uczenia się

Kierowanie i przełączanie rozmów

Utrzymanie kontekstu rozmowy

Dygresje

Rozpoznawanie emocji

Funkcja doprecyzowania pytania

Różne typy odpowiedzi

Zrozumienie języka naturalnego

Oferowany Wirtualny Asystent

Rozpoznaje nazwy własne

Rozpoznaje daty i cyfry w mowie swobodnej

Rozpoznaje kilka intencji w jednym pytaniu

Umożliwia podsłuch rozmów przez supervisora

Otrzymujesz

Możliwość nagrywania rozmów

Szybką integrację z wiodącymi platformami Call Center: Genesys, Avaya, Vocalcom, Cisco, Zendesk

System w wersji: cloud, on- premise lub hybryda

Przejrzysty interfejs do budowania dialogów

Udostępniamy dedykowane wersje scenariuszy do obsługi procesów: windykacji, reklamacji, weryfikacji rozkładu jazdy, sprawdzania statusu wysyłki, rekrutacji, rejestracji wizyt, informowania o ofercie firmy, obsługi mieszkańców urzędu miasta i wiele innych.
Zaufaj uznanej technologii i sprawdzonemu integratorowi z wieloletnim doświadczeniem i najwyższymi kompetencjami.